Персональный органайзер


Все мы в равном положении перед неумолимым течением времени.
Какого бы материального благосостояния мы не добились, времени
у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров,
доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни,
составляет примерно 200 – 400 тысяч часов, даже не миллионов. И
самое главное время невосполнимо. Потерянное время, в отличии от
потерянных денег, нельзя вернуть.

«Тайм-драйв» Г. Архангельский

Вступление

В своей статье я расскажу о разработанном мной бумажном органайзере. Идеи и вдохновение я черпал из книг Ицхака Пинтосевича и Глеба Архангельского.

Но несмотря на то, что эта статья про органайзер и методы планирования, я хочу начать неожиданно и сказать, что можно пользоваться, с разной долей эффективности, любым органайзером и, применять любую самомотивацию, но тем не менее не достигать своих целей. До этого я пару лет пробовал разные органайзеры, в том числе и собственной разработки, но пользы от них было чуть.

Все дело в том что органайзеры - это самый первый, технический уровень. Изменения на этом уровне малоэффективны. Эффект даст только изменения на третьем, самом высоком уровне – мировоззренческом. Это ваша личная философия, идеология. Идеология даст свободу и эффективность владения технологиями. Органайзер - это необходимый инструмент, но это всего лишь инструмент.

Обычно человек начинает с вопросов эффективности, но через некоторое время приходит к вопросам идеологическим и философским. Я пока что между первым и вторым пунктом «тайм лестницы»:

  1. Технологический уровень.
  2. Стратегический уровень.
  3. Мировоззренческий уровень.

Тайм менеджмент это новый угол зрения на окружающую реальность. Применение техник планирования без понимания духа методологии грозит тем, что вас это «засушит и обесчеловечит», повредит отношениям с людьми и будет несовместимо с творчеством. Или же вы просто на просто не будете выполнять то, что запланировали.

Поэтому идеология должна стоять во главе угла. Чтобы выработать собственные ценности (собственную идеологию), необходимо ответить на комплекс вопросов о взаимоотношении человека и времени:

  1. Как достигать своих целей эффективно, не переутомляясь? (Технологический уровень)
  2. Как выбирать цели? (Стратегический уровень)
  3. Как осознавать свои ценности? (Мировоззренческий уровень.)

Подытожить вступление хочу словами Г. Архангельского:

Вдумчиво и осмысленно используйте невосполнимое время
жизни в соответствии со своими ценностями.

Предыдущий опыт составления органайзеров

Как я уже говорил, я и раньше составлял органайзеры, даже пытался написать разухабистый умный органайзер на C# с подсчетом кармы и прочее. Но все это не дало особых результатов.

Попытка написать на C# обернулась тем, что все время уходило на написание и продумывание органайзера. В итоге весь этот долгострой не взлетел, потому что был косным и не мог обеспечить должной гибкости. Затем я купил органайзер Shedule Planner PRO для iPad, но не смог им пользоваться по той же причине.

После этого был ряд бумажных органайзеров, которые были более гибкими, но недостаточно. К примеру, вначале я пытался составить жесткий план на месяц, естественно все это проваливалось. Затем на две недели, но через пару дней все шло не по плану и я забрасывал планирование. Затем был качественный рывок. В органайзере появился раздел проекты, примерный план на три месяца и подробный план на неделю.

Но даже последний органайзер, который был относительно хороший, тоже оказался нерабочим по трем причинам:

  1. Во главе угла была техника, а не идеология.
  2. Нельзя делать подробный план на неделю, жизнь слишком динамичная и непредсказуемая.
  3. Органайзер был напечатан на бумаге формата A4, и лежал дома в огромной папке. Органайзер всегда должен быть под рукой.

После последней попытки использовать органайзер прошло достаточно много времени. Недавно, как я писал в предыдущей статье, для поездки я купил книгу по тайм-менеджменту. Книга меня заинтересовала и я прослушал еще две подобные книги.

И вот, после того как я приобрел теоретические основы тайм-менеджмента, я смог переосмыслить свой прошлый опыт составления органайзеров и создать новый, на данный момент самый лучший из мной созданных.

Новый органайзер – это бумажная версия, рассчитанная на тетради со сменными блоками (формат листов A5). Также, в качестве бонуса небольшая программа на C# для лучшей организации времени.

Органайзер TimeSaverFF (Time saver from Falbin)

Над названием я думал минут 10, затем решил не заморачиваться и назвал первым, что пришло в голову. Далее сокращенно органайзер будет называться TimeSaverFF.

Далее пойдут фотографии TimeSaverFF, затем в пункте «структура органайзера» разберем его подробно.

Тетрадь со сменными блоками.
[Стр. 1] Глава черновик
[Стр. 2 - 3] Начало «Списка важных событий»
[Стр. 4 - 5] «Список важных событий»
[Стр. 6 - 7] Начало главы «Записная книжка»
[Стр. 8 - 9] Глава «Записная книжка»
[Стр. 10 - 11] Конец первого раздела
[Стр. 12 - 13] Начало списка «Срочные дела»
[Стр. 14 - 15] Список «Срочные дела»
[Стр. 16 - 17] Начало списка «Входящие»
[Стр. 18 - 19] Список «Входящие»
[Стр. 20 - 21] Начало списка «Делегировать»
[Стр. 22 - 23] Список «Делегировать»
[Стр. 24 - 25] Начало списка «Проекты»
[Стр. 26 - 27] Описание проекта.
[Стр. 28 - 29] Мониторинг выполнения проекта и «Список идей по проекту»
[Стр. 30 - 31] Конец второго раздела
[Стр. 32 - 33] Начало главы «План на год»
[Стр. 34 - 35] Глава «План на год»
[Стр. 36 - 37] Начало главы «План на месяц»
[Стр. 38 - 39] Глава «План на месяц»
[Стр. 40 - 41] Начало главы «План на неделю»
[Стр. 42 - 43] Глава «План на неделю»
[Стр. 44 - 45] Начало главы «План на день»
[Стр. 46 - 47] Глава «План на день»
[Стр. 48 - 49] Глава «План на день», совмещенная с ДЕУ
[Стр. 50 - 51] Начало списка «Штрафов и поощрений за день»
[Стр. 52 - 53] Список «Штрафов и поощрений за день»
[Стр. 54 - 55] Конец третьего, последнего раздела
Бонус: «Вот так фотографировалась тетрадь»

Структура органайзера

I раздел. Заметки

  1. [Стр. 1] Глава «Черновик» – черновик, всегда нужно иметь под рукой листы для временных заметок, чтобы потом выкинуть.
  2. [Стр. 2 - 3] «Список важных событий» – в этом списке необходимо перечислять важные для вас события. К примеру дату получения зарплаты, или дату когда вы вышли с больничного и т.д. и т.п.
  3. [Стр. 6 - 7] Глава «Записная книжка» - записывайте туда номера телефонов, адреса, в общем все то, что записывают в записную книжку.

II раздел. Проекты и списки

Как я писал в предыдущей статье, необходимо составлять списки и делить дела по этим спискам. В моем органайзере используется списки: «Срочные дела», «Входящие», «Делегировать» и вместо списка «Важные дела» используются проекты. Проекты – это цель, формализованная в проект. У каждого проекта есть свой список: «Список идей по проекту».

  1. [Стр. 12 - 13] Список «Срочные дела» – это те дела, которые необходимо срочно выполнить, но которые не ведут тебя к твоей главной цели.
  2. [Стр. 16 - 17] Список «Входящие» - в этот список записывай абсолютно все новое, не держи в голове. Записывай туда все новые идеи, планы, обещания и желания. Когда есть свободная минутка, освобождай список «входящие», перенося из него дела в один из списков или вычеркивай ненужные дела.
  3. [Стр. 20 - 21] Список «Делегировать» - перепоручить другим и проверить выполнение. Первое время возможно придется делегировать самому себе (Сделаю когда-нибудь, когда будет время).
  4. [Стр. 24 - 25], [Стр. 26 - 27], [Стр. 28 - 29] Глава «Проекты» - про раздел проектов подробно написано ниже.

III раздел. Планы

  1. [Стр. 32 - 33], [Стр. 34 - 35] Глава «План на год» – план на год должен быть приблизительным. Напишите цели, которые вы бы хотели достигнуть и отметьте ориентировочные даты на календаре.
  2. [Стр. 36 – 37], [Стр. 38 - 39] Глава «План на месяц» – тут все также, как и на год. Напишите чего нужно добиться за месяц, цели переносите из «План на год». Ставьте цели вдумчиво, оценивайте по принципу ежедневного выполнения в минимальном объеме (из формулы m100%M).
  3. [Стр. 40 - 41], [Стр. 42 - 43] Глава «План на неделю» – переписывайте основные цели из «План на месяц». Приблизительно распланируйте свои дела по дням.
  4. [Стр. 44 - 45], [Стр. 46 - 47], [Стр. 48 - 49] Глава «План на день» – про эту главу подробно написано ниже.
  5. [Стр. 50 – 51] Список «Штрафов и поощрений за день» – если у вас много проектов, то удобно записывать штрафы и поощрения за каждый день в специальном месте, так как в большинстве случаев нет возможно сразу поощрить себя или выполнить штраф, а держать все в голове невозможно.

Раздел «Проекты»

Все ваши цели должны быть формализованы в виде проектов. Вся идея органайзера сводится к формуле m100%M, поэтому необходимо в начале прочесть мою предыдущую статью «Как стать высокоэффективным человеком. Теоретическая база». Итак, подробно разберем как оформлять и контролировать ваши проекты.

  1. Советую расположить цели (проекты) в порядке их приоритета. И в соответствии с важностью проекта, присвоить ему римскую цифру, которая в дальнейшем будет служить идентификатором для этого проекта.
  2. Название проекта.
  3. Очень приблизительная шкала, которая показывает как близко вы подошли к своей цели (закрашивайте зеленым маркером).
  4. Контрольные точки. Почти всегда проект достаточно большой, его нужно делить на подзадачи (контрольные точки), которые должны быть выполнены к определенному сроку (дедлайн). Рассчитывайте дату дедлайна, исходя из того, что вы будете делать проект каждый день по минимуму (m из формулы m100%M). В столбец «%» записывайте приблизительно на сколько процентов завершен проект после выполнения контрольной точки.
  5. Здесь необходимо написать, что вы должны делать для достижения своей цели, разделив деятельность согласно формуле m100%M. Пример:
    • min: Прочитать 10 стр.
    • 100%: Прочитать 30 стр., конспектируя
    • MAX: Прочитать 80 стр., конспектируя
  6. Бонусы за выполнения ежедневной нормы по проекту. Пример:
    • За min: Почитать twitter.
    • За 100%: Поиграть 30 минут в Counter-Strike: Global Offensive.
    • За MAX: шоколадка SNICKERS.
    • За неделю вып. (непрер.): Сходить в кинотеатр или кафе.
    • За месяц вып. (непрер.): Разрешить себе потратить N денег или же отложить их на более крупный презент.
  7. Штраф (если не выполнил даже по минимуму). Пример: Отдать n рублей контролеру.
  8. Подумайте почему для вас важен этот проект.
  9. Добавить нечего )))
  10. Теперь переходим к контролю за проектами. На одной стороне листа умещаются 3 месяца. Необходимо написать название месяцев.
  11. Напишите числа месяцев. Затем пользуйтесь инструкцией из пункта 9.
  12. Промежуточные итоги по прошествии недели. Напишите сколько у вас было дней выполненных по минимуму, на 100%, на максимум и проваленных. Затем напишите процент, на сколько успешно вы потратили неделю, продвигаясь к своей цели. Берется среднеарифметическое за неделю, исходя из того, что min – 10%, 100% – 100%, MAX – 200%, провал – 0%.
  13. Итоги за месяц. Рассчитываются также, как и итоги за неделю.
  14. Добавить нечего )))
  15. Следующие два месяца заполняются точно также.
  16. На следующей странице [Стр. 28 - 29] располагается список идей по проекту.

Глава «План на день»

Пусть вас не смущает, что план расчерчен на неделю. Это сделано для экономии места. Заполнять его необходимо постепенно, каждый вечер планируя свой следующий день. Планировать необходимо с вечера, чтобы следующий день не превратился в череду хаотичных событий, а был структурирован и примерно понятен вам.

  1. Запишите число месяца.
  2. Здесь пишется процент эффективности сегодняшнего дня. Для высчитывания процента учитываются только ваши проекты. Но вам самим не придется высчитывать процент, моя программа на C# сделает это за вас. Чуть позже я напишу подробней про процент эффективности дня. Также, на глаз, вы можете закрасить зеленым маркером часть полоски, закрашенная область примерно должна соответствовать проценту, оставшуюся часть можно закрасить оранжевым. Но это так, если есть свободное время.
  3. Запишите месяц.
  4. В этой области записываются ваши проекты. Здесь указываем только римские цифры, которые соответствуют вашему проекту. Так же там можно написать рядом с римской цифрой, дополнительную информацию, например на сколько вы планируете выполнить: III – MAX. В конце дня необходимо указать на сколько вы реально выполнили проект. После чего подсчитать среднеарифметическое, либо доверить это программе. В нижней части пишем уже конкретно план, что когда делать.
  5. Диапазон. Пример: 09:30 – 13:00
  6. Продолжительность выполнения. Пример: 3:30
  7. Событие.
  8. Дневник Ежедневного Успеха (ДЕУ). Одна ячейка, на один день.

Файловая структура органайзера TimeSaveFF

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
organizer.zip
├── I раздел. Заметки/
│ ├── Записная книжка.pdf
│ └── Список важных событий.pdf
├── II раздел. Проекты и списки/
│ ├── Срочные дела.pdf
│ ├── Входящие.pdf
│ ├── Делегировать.pdf
│ └── Проекты/
│ ├── Титульник.pdf
│ └── Проект.pdf
└── III раздел. Планы/
├── План на год/
│ ├── Титульник.pdf
│ └── Календарь.pdf
├── План на неделю.pdf
├── План на месяц.pdf
├── План на день/
│ ├── Титульник.pdf
│ └── План.pdf
└── Список штрафов и поощрений за день.pdf

Скачать organizer.zip (Размер файла 6 МБ)

Программа TimeSaveFF

В течении дня, все мы откладываем важные дела до последнего. «До вечера еще далеко, успею! А пока пойду посмотрю видио на ютубе». Но времени на самом деле очень мало, и моя программа призвана помочь правильно организовывать время.

TimeSaveFF – это дополнение к бумажному органайзеру. По сути программа представляет собой разухабистый таймер.

Разберем подробно интерфейс программы:

Текущее время располагается в правом верхнем углу, выделено белым цветом.

«Таймер отбоя» располагается в середине, его легко заметить, так как у него самый большой шрифт. Таймер отсчитывает сколько времени осталось до сна, внизу полоса прогресбара наглядно показывает сколько прошло и осталось времени.

Слева располагается список важных проектов, которые вы должны выполнить за день. Выполняя проект, отмечайте на сколько вы его выполнили (min, 100% или MAX), в зависимости от этого рассчитывается насколько выполнена дневная норма (в правом нижнем углу).

Именно это число (дневная норма) записывается в плане на день, в графе «процент эффективности дня».

Проекты добавляются в настройках, также как и время отбоя настраивается там же. Настройки открываются кнопкой, в левом верхнем углу.

Выше «Дневной нормы» располагается таймер проектов. Это обычный таймер, необходим для ваших проектов, например вы запланировали заниматься спортом 30 минут, через 30 минут программа оповестит вас звуковым сигналом.

В целом интерфейс программы достаточно простой и интуитивно понятный.

Моя программа поможет вам постоянно мониторить сколько времени у вас осталось до конца дня. Так же перед вашими глазами постоянно будет список ваших проектов. Проекты будут подсвечиваться в зависимости от того насколько вы их выполнили (min, 100% или MAX).

Так же программа постоянно показывает вам процент эффективности дня, так что бы вы не расслаблялись и старались довести этот показатель хотя бы до 100%. Ну и конечно процент эффективности дня можно будет без всяких расчетов записать в соответствующую графу в плане на день.

Ну и конечно незаменимая вещ – «Таймер для проектов». Мобилизует вас и не дает размазывать занятие одним проектом на многие часы, можно настроить звуковое оповещение. Так же помогает организовать отдых.

Очумелые ручки

В идеале программа TimeSaveFF должна показываться на мониторе, который подвешен на стену. На самом деле, сделать это легко, если у вас есть старый ЖК монитор.

Нет необходимости покупать дорогие крепления на стену для монитора, все можно сделать своими руками, потратив чуть больше 100 рублей.

Пошаговая инструкция:

Убираем у старого ЖК монитора подставку.
Покупаем в любом строительном магазине два уголка (90о), стальную пластину, гайки и болтики, дюбеля и шурупы.
Собираем что-то похожее.
Конечный результат.
Вот так крепится к стене, есть возможность регулировать положение монитора по вертикали.
Поделиться